Département d\'Education des Nippes

Séminaire de formation sur les techniques d\'archivage et de classement

« Les archives sont des documents, en raison de leur valeur durable et permanente, qui ne jouent plus aucun rôle dans la prise de décisions quotidiennes, mais on leur reconnaît un intérêt historique et juridique. »

Publié le 2007-03-12 | Le Nouvelliste

Outiller les membres des Services d\'Appui à l\'Enseignement privé et du Partenariat (SAEPP) et tous ceux qui sont impliqués dans le processus d\'accréditation sur les méthodes d\'enregistrement de classement et d\'archivage des dossiers, tel est l\'objectif du séminaire de formation organisé dans le département des Nippes, notamment à Petite Rivière, du 5 au 8 mars en cours. C\'est tout le département d\'éducation des Nippes qui a été représenté à travers les inspecteurs et inspecteurs principaux, directeurs d\'EFA (Ecoles Fondamentales d\'Application) et directeurs d\'EFACAP (Ecoles Fondamentales d\'Application Centre d\'Appui Pédagogique), conseillers pédagogiques et personnel administratif. Des participants opinent Aux dires des participants, ce séminaire va permettre d\'avoir une approche commune dans la gestion des dossiers administratifs de manière générale et en particulier de tous ceux ayant rapport avec l\'administration des écoles non publiques. Conscients de certaines lacunes qu\'ils avaient dans ce domaine, ils ont déclaré que la formation était nécessaire. Car la plupart des participants sont des agents nouvellement recrutés dans la fonction publique. Placé sur le thème \"techniques d\'archivage et de classement\", ce séminaire de formation a permis de discuter de la portée juridique des pièces requises pour la demande d\'accréditation telles que la carte d\'identité, le contrat de bail, la déclaration d\'ouverture, etc. Organisées dans le cadre de la mise en oeuvre du Projet de rénovation des dispositifs d\'accréditation des écoles non publiques (PREDA), ces activités ont été mises sur pied la Direction d\'Appui à l\'Enseignement Privé et du Partenariat (DAEPP), une direction technique du Ministère de l\'Education Nationale et de la Formation Professionnelle ayant à sa tête le professeur Jacques Yvon Pierre. Ce projet est financé par American Institute for Research (AIR) via l\'USAID. Cette agence d\'exécution a été représentée au séminaire par Mme Jolène Jean-Baptiste. Les participants se sont montrés intéressés Au cours du séminaire, les participants, au nombre de trente-neuf, s\'étaient montrés très intéressés aux thèmes débattus dans la mesure où ils sont liés à la pratique quotidienne. C\'était l\'occasion pour ces éducateurs venus de différentes régions du département de se fixer sur les méthodes de gestion des documents administratifs. Un texte de soutien sur la gestion des archives tiré d\'un document préparé par la DAEPP que « la gestion des archives a essentiellement pour objet d\'assurer la conservation des documents possédant un intérêt durable et d\'en faciliter l\'utilisation. » La conservation des archives ne se justifie que dans la mesure où sa finalité est de mettre un jour les documents conservés à la disposition d\'utilisateurs: les pouvoirs publics, les particuliers qui y rechercheront la preuve de leurs droits et de leurs prérogatives, les utilisateurs primaires, dont les recherches et les écrits repoussent les limites de la connaissance et du savoir de l\'homme, et, indirectement, les utilisateurs secondaires, pour qui les travaux des utilisateurs primaires seront une source d\'enrichissement éducatif et culturel. L\'archiviste et la gestion des documents Cela fait des dizaines d\'années que la question de savoir juqu\'où les archivistes doivent intervenir dans la gestion des documents fait l\'objet d\'une controverse acharnée. D\'un côté, il y a les archivistes traditionnels, qui prétendent que la gestion des documents relève des gestionnaires, qu\'elle constitue une discipline distincte qui n\'a rien à voir avec l\'archivistique et que c\'est faire preuve de la plus grande inconscience que de vouloir étendre à la gestion des documents actifs et semi-actifs les attributions de l\'archiviste, qui a déjà de la difficulté à s\'acquitter correctement de ses tâches traditionnelles et bien définies, à savoir prendre en charge, traiter et conserver des archives et répondre aux besoins des usagers. C\'est là une position assez typique des sociétés qui ont une longue tradition archivistique et où cela fait peut-être des générations que les fonctions de l\'archiviste ont été définies et délimitées. D\'autres affirment au contraire tout aussi péremptoirement que la qualité des archives dépend essentiellement de la manière dont les documents ont été gérés dans la phase active et semi-active de leur vie. Ils soutiennent qu\'en restant passif, l\'archiviste va à l\'encontre du but recherché. Mieux vaut ne pas laisser le temps faire son oeuvre, car au moment où les documents arriveront entre les mains de l\'archiviste, s\'ils y parviennent, ils seront si endommagés et mutilés que l\'archiviste ne pourra plus jouer un rôle véritablement utile. Les tenants de cette thèse voient l\'intervention de l\'archiviste dans la gestion des documents comme le prolongement naturel de son rôle et de ses fonctions. Mais, parmi eux, les avis diffèrent largement quant à l\'étendue effective de cette intervention. Certains l\'acceptent, mais seulement en ce qui concerne les documents semi-actifs, pour lesquels l\'archiviste devrait offrir des services de préarchivage. Et encore, y a-t-il divergence entre ceux qui considèrent le dépôt de préarchivage comme \"bassin de décantation\" dépendant du seul archiviste et ceux qui se contentent de mettre ses installations au service des institutions qui ont besoin d\'espace d\'entreposage? L\'exemple des dépôts intermédiaires (limbo) du Royaume-Uni entre dans cette catégorie, puisque les documents qui y sont entreposés restent administrés par le personnel de l\'institution qui les a créés. Enfin, d\'autres encore estiment que l\'archiviste doit intervenir y compris au niveau de la création des documents, des systèmes et du matériel de classement, de la réception et du traitement du courrier, de la circulation de l\'information, de la conception des imprimés administratifs et du contrôle des copies. On voit donc que le rôle de l\'archiviste dans la gestion des documents courants est passablement controversé. La qualité des archives dépend essentiellement de la manière dont les documents ont été gérés dans la phase active et semi-active de leur vie. Les cadres de la DAEPP Les animatrices de cette formation, (Régine C. Jean-Philippe, Wislande Elie et Cherlie O. Dimanche), cadres de la Direction d\'Appui à l\'Enseignement Privé et du Partenariat (DAEPP), ont pu tirer leur épingle du jeu. . La première a donné lieu à des débats sur l\'archivage de manière générale où certains participants ont reçu la notion d\'archive et son importance sur le plan juridique et historique. La deuxième traite de la gestion des documents administratifs et était essentiellement centrée sur la porté juridique des documents en rapport avec l\'accréditation des écoles non publiques. Et la troisième sur les différentes méthodes de classement, la présentation de matériel utilisé pour le classement, la gestion des correspondances et la codification des dossiers de demande d\'accréditation. Ces animatrices ont bouclé la dernière journée (quatrième) avec une présentation du système MAPPEI, une méthode de travail, une organisation. Elles le présentent comme un outil de gestion des documents dynamique, rapide, fiable, efficace et économique. Un certificat a été remis, avant la clôture du séminaire, à tous les participants par le directeur de la DAEPP, M. Jacques Yvon Pierre, et le directeur départemental M. Jean Wilnos Pierre. Signalons que ces éducateurs ont été logés à l\'hôtel Manolo Inn où ils ont reçu un traitement spécial.
Jean-Robert Fleury Auteur

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